Word 2003 Brief mit verschiedenen automatischen Texten

[gaga]

guten morgen,

ich bin dabei, einen geschäftsbrief bei meinem arbeitgeber zu gestalten. alles ist soweit schon fertig, bis auf einen bereicht, der variabel mit name, telefonnummer, faxnummer und mailadresse erstellt werden soll.

ich stelle mir da z.b. ein dropdown feld vor, aus dem man den Namen wählt, und der rest wird dann in die felder des dokumentes eingetragen.

meine frage ist, wie gehe ich da am besten ran? mit vba, ohne vba? wo bzw. wie werden die namen und telefonnummern am besten verwaltet? es handelt sich um höchstens 15 nummern und namen.

vielen dank im vorraus.

gaga

 

[cpt. Nemo]

Hi gaga,

am komfortabelsten wird es (später einmal) mit VBA gehen, klar. Allerdings ist da die Pflege nicht unbedingt so ganz leicht, wenn du nicht ganz sauber und aufwändig programmierst.

Der insgesamt einfachste Weg wird wohl ein Serienbrief sein, wo du in einer ganz normalen Word-Tabelle (oder Excel, oder was auch immer) die Daten verwalten kannst.

 

[dark41836]

guten morgen,
....bereicht, der variabel mit name, telefonnummer, faxnummer und mailadresse erstellt werden soll.

Handelt es sich hierbei um die Absender- oder Empfänger-Daten?

Mir kommt es bei deiner Fragestellung so vor, dass es sich um die Absender/Schreiberdaten geht.

Dann gibt es natürlich auch mehrere Möglichkeiten dafür.

Nur dann hilft auch nicht die Serienbrieffunktion, darauf wollte ich hinaus.

LG
dark41836
:read:

 

[gaga]

hallo dark

richtig, die serienbrieffunktion ist es nicht. der, der den brief schreibt, soll seinen namen aus einer liste auswählen können, und somit sollen die anderen felder gleich ausgefüllt werden.

das sind dann name, telefonnummer .... die in dem briefkopf auftauchen. es wird auch nur ein brief geschrieben.

lg

gaga

 

[dark41836]

guten morgen,

meine frage ist, wie gehe ich da am besten ran? mit vba, ohne vba? wo bzw. wie werden die namen und telefonnummern am besten verwaltet? es handelt sich um höchstens 15 nummern und namen.

gaga

Hallo,

wie sieht denn die Infrastruktur in der Firma aus?
Hat jeder Benutzer einen eigenen Client oder melden sich mehrere Benutzer an einem oder mehreren Clients mit eigenem Profil an?

Wo soll die Vorlage gespeichert werden?
Auf einem Server oder dem/den Client/s?

Das sind erst mal die Fragen die vorher geklärt sein sollten, da darüber die optimalste Lösung gefunden wird.

Die erst mal einfachste Lösung für alle sehe ich darin, dass für jeden User eine Vorlage erstellt wird.
Die Vorlagen dann auf den Clients verteilen und im Standard-Vorlagen-Ordner von MS ablegen.
Hierzu wäre es m.E. notwendig im Standardordner einen Unterordner "Geschäftsbrief" zu erstellen.
Hierin werden dann die Vorlagen für die Benutzer unter ihrem Namen oder Kürzel abgelegt.
(z.B.: Willi_Mustermann.dot oder WM.dot)
Bei der Erstellung eines neuen Dokuments würde der Benutzer im Dialogfeld einen Reiter "Geschäftsbrief" sehen und dann in diesem seinen Namen oder Kürzel.

Eine VBA-Lösung wäre natürlich vom Pflegeaufwand bei Änderungen einfacher.
Aber, wie gesagt, erst mal langsam und die Sache mit der Infrastruktur lösen.

LG
dark41836
:read:

 

[gaga]

hallo dark,

wir haben hier einen windows2003 server, einen outlook server und office2003. jeder benutzer hat einen eigenen client, an den er sich anmeldet. es wird eigentlich auch nicht gewechselt. also statisch.

die vorlage sollte auf dem server, auf denen alle daten liegen, abgelegt werden. diese daten werden dann auch gesichert, und sind von allen clients mit dem gleichen pfad zu sehen.

das ist ein gangbarer weg, den du da beschrieben hast. hört sich nicht schlecht an. der pflegeaufwand ist natürlich der nachteil. allerdings ändert sich kaum etwas.

kann ich die vorlagen auch auf dem server verwalten, so dass ich einen ablageort für die vorlagen habe?

gruss

gaga

 

[dark41836]

hallo dark,
..... der pflegeaufwand ist natürlich der nachteil. allerdings ändert sich kaum etwas.

Das ist auf jeden Fall schon einmal hervorragend.

kann ich die vorlagen auch auf dem server verwalten, so dass ich einen ablageort für die vorlagen habe?

Ja sicher kannst du das.

1. Leg auf dem Server ein Verzeichnis an (zB. "Geschäftlich")
   
2. Dann in diesen die Vorlagen für die Personen, die ihre Daten haben müssen. Denk an die sprechenden Dateinamen
   Wenn du evtl. vorhast, mehrere, verschiedene Vorlagen (z.B. Fax, Brief, Memo) zu machen, dann bring das sofort in dem Dateinamen unter. (zB. Brief-Willi Mustermann)
   Alternative dazu wäre, für jede Form der Vorlage einen Unterordner zu erstellen und diese, wie in 3. beschrieben, verknüpfen.
   (evtl. eine "Leere" Vorlage für neue Mitarbeiter, damit du nicht sofort zuschlagen musst)
   
3. Dann auf den Clients in das MS-Standard-Vorlagenverzeichnis der User einen Link zu dem Pfad auf dem Server legen (entweder manuell auf jedem Client oder automatisch per BAT/EXE verteilen)

Dann sollte jeder User alle Vorlagen auf einer Karte "Geschäftlich" resp. Alternative aus 2., sehen und kann sich seine auswählen.

Probier das mit den Verknüpfungen bitte erst mal mit leeren Beispielvorlagen aus.
Wenn du das erfolgreich erledigt hast, dann steht der Realisierung nichts mehr im Weg.

Bei Problemen/Fragen, einfach melden.
(evtl. auch über MSN. Bin da fast immer on)

LG
dark41836
:read:

 

[gaga]

vielen dank für die hilfe dark !!!!!!!!!!!!!

das werde ich mal umsetzen. die lösung scheint die einfachste zu sein, damit alle schnell produktiver arbeiten können.

gruss

gaga